7 Tipos de Reuniones para NO Perder el Tiempo.

El día se nos va en actividades de bajo valor añadido. Las reuniones inútiles o improductivas son un agujero negro para nuestro tiempo y nuestra energía.

Algunos estudios realizados en compañías estadounidenses revelan que: 

11 millones reuniones/dia

61.8 millones profesionales/mes

31 horas/mes perdidas en comités improductivos

28% son reuniones innecesarias y sin preparación previa

 

Habría que evitar:

No tener una agenda clara y no cumplir con horario de inicio/final.

Algunas tipologías de reuniones pueden ayudar a disminuir las probabilidades de pérdida de horas y resultan una ayuda para combatir a los compañeros, jefes y colegas que se convierten en ladrones del tiempo de los demás:

• Espacio abierto: Este método funciona para calmar los ánimos de un grupo muy divergente. Para facilitar la toma de decisiones, todos los miembros proponen en una pizarra, por ejemplo, los temas que sean más importantes y después cada uno se trata por los participantes más capacitados. Una vez finalizado el evento, toda la organización recibe un documento para que quien esté interesado participe en el proyecto. Esta práctica logra en días lo que otras más ortodoxas consiguen en años.

• Facilitación de grupos: Esta dinámica impulsa la participación activa de todos los miembros. Se habilitan diferentes espacios donde los colaboradores pueden trabajar en equipo, a través de ella dinámica se pueden alcanzar sinergias. El coordinador es un integrante más del grupo que permanece neutral ante las diferentes perspectivas expuestas por los integrantes, aunque puede proponer procedimientos que sean justos, abiertos e incluyentes para que fluyan las ideas.

• «Pecera»: Un pequeño grupo (generalmente cinco u ocho personas) permanecen sentados en círculo y manteniendo una conversación a la vista de un aforo más amplio, que se limita a escuchar la tertulia. Es una herramienta útil para compartir ideas o información relevante, aportar transparencia al proceso de toma de decisiones y aumentar la confianza y compresión sobre temas complejos. A menudo hay sillas vacías para invitar a la audiencia a debatir en el coloquio.

• «Río de la vida»: A través de dibujos, los participantes presentan, de una manera divertida y descriptiva, reflexiones sobre el pasado e imaginan un futuro proyecto. Este procedimiento puede ser utilizado para construir una visión compartida del equipo y, a la vez, aportar perspectivas individuales. Es un método muy útil si se trata de un grupo que no comparte una misma lengua.

• Tormenta de ideas: Es un mecanismo para resolver problemas específicos mediante la estimulación del pensamiento creativo de todo el equipo. Esta herramienta es muy habitual en marketing y publicidad, aunque puede aplicarse en cualquier empresa.

• «El café mundial»: Los participantes se dividen en mesas y se organizan tres rondas progresivas de conversación de 20 ó 30 minutos cada una. Los subgrupos iniciales charlan sobre los temas más importantes para el trabajo y se les anima a que escriban y garabateen sus ideas. Cuando finaliza el primer tiempo, uno de los ocupantes de cada mesa se queda como anfitrión y los demás emigran a las restantes para exportar las conclusiones clave alcanzadas. Al ir cambiando de mesas de una ronda de conversación a otra, las ideas se entrelazan y conectan. Finalmente, cuando los miembros regresan a sus puntos de partida, elaboran y comunican una síntesis de lo descubierto.

• El reloj de teleconferencia: Es muy útil para mantener el sentido de permanencia y participación durante una conferencia telefónica o por Skype. Se asigna a cada participante un lugar en el reloj y así se garantiza que todos tengan oportunidad de hablar.

Además de estos métodos propuestos, hay dos actividades (a nivel personal) que pueden contribuir a aumentar la efectividad de una reunión. Se trata de unos breves procesos de reflexión pre y post evento que ha propuesto el economista Fredy Kofman en su libro Metamanagement.
 

Metamanagement - Fredy Kofman

  

«Checkin»: Se estructura alrededor de tres preguntas:

- ¿Qué circunstancias hacen relevante para mí y para mi equipo este encuentro?
- ¿Qué resultados quiero obtener al final de la reunión? ¿Por qué son importantes estos resultados?
- ¿Tengo alguna información adicional que compartir con los demás? Esta pregunta está relacionada con factores externos que pueden influir en el nivel de preparación del encuentro como, por ejemplo, si la noche anterior se estuvo con fiebre. Si se comunica, nadie confundirá un malestar personal con aburrimiento o falta de interés.

«Checkout»: Es una reflexión sin interrupción sobre los temas que se han tratado, los compromisos alcanzados o los malos entendidos. Las cuestiones relevantes en este caso son:

- ¿Qué tareas me he comprometido a hacer y para cuándo?
- ¿Ha quedado sin tratar algún tema importante para mí?
- ¿Cuál es mi reflexión final sobre la reunión (en cuanto a la tarea, a la tarea, a la relación con los compañeros y a mi estado de ánimo)?

 Artículo Expansión Julio 2012

Victima o Protagonista - PDF 2009

Espero que os haya resultado interesante y hasta la próxima semana ,  Susana